Zweck

Die Norm ISO 9001:2015 fordert eine systematische Bewertung der Risiken für die Qualität. Ferner ist eine Gefährdungsbeurteilung der Arbeitsplätze und Arbeiten vorgeschrieben. Diese und weitere Risiken können Sie mit dem Modul Risikomanagement managen.

Sie können

• Risiken bewerten
• risikomindernde Prävention festsetzen
• Maßnahmen zur Einführung von Präventionen festlegen
• Kommentare der Mitarbeiter erfassen und betrachten
• die Entwicklung der Risikobewertung in der Historie verfolgen.

Grundeinstellungen

Um das Risikomanagement in IMS Data einzurichten, müssen Sie zunächst einige Grundeinstellungen vornehmen. Hierzu ist jedoch nur der Managementbeauftragten berechtigt.

Im Menüpunkt Risiken, Einstellungen finden Sie weitere Unterpunkte. Bearben Sie diese in der Reihenfolge von oben nach unten.

Unternehmensbereiche	Legen Sie hier Bereiche bzw. Abteilungen an. Sie können auch Themen wie z.B. Arbeitssicherheit, Qualität, Umweltschutz verwenden.
Prozesse	Hier können Sie Prozesse anlegen. Möchten Sie Risiken direkt einem Bereich zuordnen, so legen Sie einen Prozess mit der Bezeichnung "allgemein" an. Wählen Sie auch den Bereich zu diesem Prozess aus. Es ist schließlich möglich, dass ein Prozess über mehrere Abteilungen hinweg stattfindet.
Funktionen	Im Modul Risikomanagement benötigen Sie an verschiedenen Stellen Funktionen wie z.B. Einkäufer, Kundenbetreuer, Lagerleiter, etc.
Folgen	Legen Sie hier die Werte für die Einstufung der Folgen des Risikos an. Entscheiden Sie zunächst, wie viele Stufen Sie verwenden möchten. Es ist ratsam, gleich viele Stufen für Folgen und Wahrscheinlichkeiten festzulegen. Geben Sie dann den Punktwert ein, der zur Errechnung des Riskowertes (Score) verwendet werden soll.
Wahrscheinlichkeiten	Legen Sie hier die Werte für die Einstufung der Wahrscheinlichkeiten des Risikos an. Verfahren Sie hier wie bei den Folgen.
Erkennbarkeiten	Legen Sie hier die Werte für die Erkennbarkeit des Eintretens eines Falles an. Verfahren Sie hier wie bei den Folgen. Falls Sie keine Erkennbarkeiten verwenden möchten, geben Sie hier nur einen Wert mit der Punktzahl 1 ein.
Risikostufen	Legen Sie hier Stufen für die Klassifizierung der Risiken an. Geben Sie in der Spalte oberer Grenzwert den Punktewert an, bis zu dem diese Stufe gelten soll. Wichtig: Die höchste Risikoeinstufung muss immer den maximal möglichen Punktwert enthalten, der sich aus der Multiplikation des jeweils höchsten Werts der Folgen, Wahrscheinlichkeit und Erkennbarkeit ergibt.

 

Risiken anlegen und bearbeiten

Diese Funktion ist nur für bestimmte Anwender freigeschaltet, die berechtigt sind, Risikobewertungen durchzuführen.

Gehen Sie im Menü auf Risiken, Risiken bewerten.

Sie sehen nun eine Liste aller angelegter Risiken.

Legen Sie ein neues Risiko mit der Schaltfläche neu an. Zum Bearbeiten eines bestehenden Risikos klicken Sie auf den gelben Bleistift links in der jeweiligen Zeile.

Füllen Sie nun die Felder im ersten Reiter Risiko aus. Bei einem neu angelegten Risiko klicken Sie dann auf die Schaltfläche Einfügen. Erst dann können Sie die anderen Reiter öffnen und verwenden.

 

Prävention

Hier können Sie beliebige Präventionen anlegen, mit denen die Risiken gemindert werden. Typische Präventionen sind z.B.

• technische Maßnahmen
• EDV-Unterstützung
• Information und Kommunikation
• Kenntnisse und Fähigkeiten von Personen
• Befugnisse und Organisationsstrukturen
• Vereinbarungen und Verträge mit Kunden und Lieferanten
• Überwachungen und Prüfungen
• und alle weiteren typischen Elemente eines Managementsystems

 

Klicken Sie auf die Schaltfläche Prävention hinzufügen.

Geben Sie dann die entsprechenden Daten ein. In der Spalte vorhanden können Sie festlegen, ob diese Prävention bereits wirksam existiert oder ob sie erst noch eingerichtet werden muss. Im letzten Fall können Sie eine Frist festlegen und unter dem Reiter Maßnahmen entsprechende Maßnahmen den zuständigen Personen zuordnen.

 

Maßnahmen

wie bereits zuvor beschrieben können Sie hier Maßnahmen zur Einrichtung oder Verbesserung von Präventionen anlegen. Diese werden in IMS Data im allgemeinen Maßnahmenbestand verwaltet. Die für die Umsetzung der Maßnahme zuständige Person wird per eMail über die Maßnahme informiert. Ebenfalls sind die hier angelegten Maßnahmen in der wöchentlichen Erinnerungs-eMail enthalten.

 

Informationen

Wie in anderen Modulen von IMS Data (Ereignisse, Schulungen, Lieferanten, Material), können Sie hier Informationen hinterlegen und Links zu Dateien hinzufügen. Bitte lesen Sie weitere ANleitungen dazu unter Hilfe, Infos und Dokumente.

 

Kommentare

Das Risikomanagement lebt von der Beteiligung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Während alle anderen Informationen von Mitarbeitern nicht geändert werden können, bietet dieser Reiter die Möglichkeit, Kommentare einzugeben. IMS Data sendet eine eMail an den Managementbeauftragten und informiert über die Abgabe eines Kommentars. Auf Grundlage eines Kommentars kann das Risiko neu bewertet werden oder Präventionen verbessert werden.

 

 

Beispiel einer eMail-Benachrichtigung

Guten Tag! Es wurde ein neuer Kommentar zu einem Risiko in IMS Data hinzugefügt: Risiko:    Auftrag fehlerhaft an Werkstatt Kommentar: Feste Kunden rufen oft direkt in der Werkstatt an und erteilen Änderungen zu bestehdnen Aufträgen. Es ist schon vorgekommen, dass Kunden Aufträge direkt an den Werkstattmeister erteilt haben und auf sofortige Lieferung bestanden haben. von: Petra Perfekt Bitte informieren Sie sich in der Online-Datenbank www.ims-data.de. Mit freundlichem Gruß, IMS-Service

 

 

Historie

Unter duiesem Reiter sehen Sie alle bisher angelegten Versionen dieser Risikobewertung. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, ein Risiko vor und nach der Einrichtung/Verbesserung von Präventionen zu bewerten. Es lässt sich somit der Verlauf der Risikobewertung rückverfolgen.

 

Risiken ansehen

Dieser Menüpunkt ist für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorgesehen, um sich über Risiken zu informieren. Unter dem Reiter Kommentare können Hinweise und Erfahruzngen eingegeben werden. Alle anderen Informationen können von Mitarbeitern nicht bearbeitet werden.

 

Präventionen

Unter diesem Menüpunkt zeigt Ihnen IMS Data alle wirksam eingerichteten Präventionen. Diese Liste kann verwendet werden, wenn während einer Zertifizierung nach den "vorbeugenden Maßnahmen" gefragt wird.

 

Ausstehende Präventionen

Hier sehen Sie eine Liste der geplanten, aber noch nicht wirksam eingeführten Präventionen. Wir empfehlen, nach Abschluss der Maßnahmen zur Einrichtung oder Verbesserung von Präventionen deren Wirksamkeit zu prüfen und das Risiko unter Berücksichigung dieser Präventionen erneut zu bewerten. Abschließend setzen Sie den Status der Prävention auf vorhanden = ja.